Kegiatan Sosialisasi dan Optimalisasi Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) merupakan Upaya Meningkatkan Tata Kelola Kearsipan yang Optimal

Dinas Perpustakaan dan Arsip (DISPERPUSIP) Kabupaten Tangerang melakukan Sosialisasi Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) pada hari Kamis, 1 Februari 2024 di Fame Hotel Gading Serpong, kemudian ditindaklanjut melalui Rapat Optimalisasi ASKI di Ruang Parakan, Lingkup PU Tigaraksa pada hari Rabu, 7 Februari 2024. Kegiatan ini merupakan langkah awal agar Perangkat Daerah menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan sesuai dengan amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Sosialisasi Kearsipan menghadirkan dua narasumber dari Pusat Akreditasi Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Ibu Ardiani S.AP, M.AP dan Bapak Pulung Prasetiyo S.Sos. Narasumber memaparkan materi terkait pengawasan kearsipan dan cara pengisian formulir ASKI pada Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. Sedangkan pada Optimalisasi ASKI dilakukan penjelasan lebih detil terkait pengisian formulir ASKI oleh Arsiparis DISPERPUSIP Ibu Hairunisa, SH, M.Si dan Bapak Usdi Supriana S.Sos.

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan. Tujuan kegiatan ini adalah terlaksananya audit kearsipan oleh tim pengawas kearsipan yang telah tersertifikasi. Audit kearsipan dilakukan secara efektif dan efisien, serta terwujudnya laporan audit kearsipan secara lengkap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengawasan kearsipan melalui audit kearsipan merupakan proses identifikasi masalah, analisis dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan. Adapun aspek penilaian dalam pengawasan sistem kearsipan internal pada Unit Pengolah (Bidang) maupun Unit Kearsipan (Sekretariat) meliputi : pengelolaan arsip dinamis (penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip) dan sumber daya kearsipan (sumber daya manusia dan prasarana dan sarana kearsipan).

Bapak Madani, S.IP selaku Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Arsip berharap tata kelola kearsipan lebih tertib dan sesuai peraturan perundang-undangan. "Semoga dengan adanya Audit Sistem Kearsipan Internal ini tata kelola kearsipan di Kabupaten Tangerang menjadi lebih optimal, sehingga meningkatkan indeks Reformasi Birokrasi dan mempengaruhi kinerja Pemerintah Daerah lebih maksimal" tuturnya.

Pengawasan kearsipan dilakukan terhadap 34 Perangkat Daerah di Kabupaten Tangerang melalui kegiatan pembinaan kearsipan. Pembinaan kearsipan pada Perangkat Daerah sedang berlangsung dari tanggal 29 Januari s.d. 29 April 2024. Kepala Bidang Pengelolaan dan Pelayanan Arsip, Ibu Lia Yuliati, SH berharap “Mudah-mudahan kearsipan di Kabupaten Tangerang lebih maju serta Perangkat Daerah dapat mempersiapkan segala bukti dukung untuk menghadapi ASKI yang dijadwalkan pada bulan Mei 2024”. Berdasarkan hasil ASKI pada Perangkat Daerah akan dinilai dan diberikan penghargaan pengawasan kearsipan terbaik tingkat Kabupaten Tangerang. Oleh karena itu, setiap Perangkat Daerah harus mengelola arsip dengan baik dan optimal agar dapat dipertanggungjawabkan sebagai bukti otentik dalam suatu kegiatan.